ChatGPTを業務で使ってみたいと思っても、「何から始めればよいか」が一番難しいところです。文章作成、要約、翻訳、アイデア出し、問い合わせ返信、議事録整理など、できそうなことは多く見えます。しかし、最初から全部に使おうとすると、社内で定着しにくくなります。
中小企業で最初に見るべきなのは、AIで何ができるかではなく、毎週くり返している面倒な作業がどこにあるかです。AIは魔法の道具ではありませんが、使いどころを絞ると、かなり現実的な業務改善になります。
最初に選ぶべき業務
最初のテーマは、「頻度が高く、判断が軽く、結果を人が確認しやすい作業」から選ぶのがよいです。
たとえば、次のようなものです。
- メール文面の下書き
- 問い合わせ返信のたたき台
- 会議メモの要約
- 社内マニュアルの文章整理
- 採用や営業で使う説明文の案
- 長い資料の要点整理
- Excel項目名や入力ルールの整理
反対に、最初から任せない方がよい作業もあります。金額の最終判断、契約内容の確認、法務や税務の判断、個人情報を含む相談内容の直接投入などです。AIの出力をそのまま使うと問題になりやすい領域は、後回しにしてください。
プロンプト集より先に業務フローを見る
ChatGPT活用の記事では、便利なプロンプト集がよく紹介されます。もちろん、プロンプトは大切です。ただ、実務ではプロンプトより先に、「どの作業のどのタイミングで使うか」を決める方が重要です。
たとえば、問い合わせ対応なら、次のように分けます。
- 問い合わせ内容を読む
- 不足情報を確認する
- 返信の方針を決める
- 文面の下書きを作る
- 人が確認して送信する
- 対応履歴に残す
この中でChatGPTに任せやすいのは、4の下書きです。1から3の判断や、5の最終確認は人が持つべきです。こうして位置づけを決めると、AIを使いすぎる失敗も、使われない失敗も減ります。
入力してはいけない情報を先に決める
社内で使う前に、入力してよい情報と入力してはいけない情報を決めます。
少なくとも、次の情報は慎重に扱うべきです。
- 顧客の氏名や連絡先
- 契約前の相談内容
- 見積金額や取引条件
- 社員の個人情報
- 未公開の商品情報
- パスワードや認証情報
- 取引先から預かった資料
個人アカウントで自由に使い始めると、どの情報がどこに入力されたか分からなくなります。会社として使うなら、使うサービス、アカウント、入力禁止情報、確認責任者を決める必要があります。
個人情報保護委員会も、生成AIサービスの利用では、個人情報の入力や出力内容の確認に注意が必要だと案内しています。社内ルールは、この注意点を現場の言葉に直す作業だと考えると作りやすくなります。
社内ルールは短く始める
AI利用ルールを最初から細かく作りすぎると、誰も読まなくなります。最初は短いルールで十分です。
たとえば、次の5つです。
- 顧客名や連絡先を入れない
- 社外秘の資料をそのまま入れない
- AIの出力は必ず人が確認する
- 重要な判断はAIだけで決めない
- 便利だった使い方を社内で共有する
このくらいなら、現場でも守りやすくなります。あとから利用範囲が広がった段階で、業務ごとのルールを追加すればよいです。
成果は時間削減だけで見ない
ChatGPT活用の効果は、単純な時間削減だけでは測りにくいことがあります。たとえば、メール文面の作成時間が10分から5分になったとしても、それ以上に大きい効果は、返信品質のばらつきが減ることかもしれません。
見るべき指標は、次のようなものです。
- 作業時間が減ったか
- 確認漏れが減ったか
- 文面や資料の品質が安定したか
- 担当者しかできない作業が減ったか
- 新人でも作業しやすくなったか
中小企業では、AI活用の目的を「人を減らすこと」に置くより、「少人数でも回る状態を作ること」に置いた方が現実的です。
うまくいきやすい試行期間の作り方
最初の試行期間は、長くても2週間程度で十分です。期間が長すぎると、何を試していたのか分からなくなります。短い期間で、対象業務、使う人、使う場面、確認方法を決めておく方が振り返りやすくなります。
たとえば、問い合わせ返信の下書きだけを対象にするなら、1週間で10件ほど試し、下書き作成時間、修正にかかった時間、使えなかった理由を記録します。うまく使えなかった場合も失敗ではありません。「情報が足りない」「言い回しが合わない」「確認者が忙しい」など、次に直す点が見えるからです。
使う人を一気に増やさない
最初から全員に使ってもらうと、使い方がばらばらになります。まずは、業務をよく分かっている人と、実際に手を動かす人の2、3人で始めるのがおすすめです。
この小さなチームで、よかった使い方、使わない方がよい使い方、入力してはいけない情報を整理します。その後で社内に広げると、単なる流行ではなく、業務に合った使い方として定着しやすくなります。
30分でできる棚卸し
最初の一歩として、次の質問に答えてみてください。
- 毎週くり返している文章作成は何か
- 調べ物や要約に時間がかかっている作業は何か
- 担当者によって品質が変わる文面は何か
- 社内でよく聞かれる質問は何か
- 入力してはいけない情報は何か
この棚卸しをすると、ChatGPTをどこに使うべきかが見えやすくなります。いきなり全社導入を考えるより、1つの部署、1つの作業、1週間の試行から始める方が失敗しにくいです。
自社の場合、どの業務からAI活用を試すべきか分からない場合は、日々の作業を一緒に棚卸しできますので、ぜひ無料相談にお申し込みください。